להפקת חשבוניות באינטרנט יתרונות וחסרונות מול השיטה הישנה, שיטת פנקסי החשבוניות הידניים. במאמר זה ננסה לבחון את יתרונות וחסרונות כל אחת מההעדפות.

הפקת חשבוניות באינטרנט היא למעשה הפקת מסמך ממוחשב מתוכנה. תוכנות מעין אלה יכולות בדרך כלל להפיק בנוסף לחשבוניות גם קבלות באינטרנט, תעודות זיכוי באינטרנט ומסמכים רבים אחרים כגון תעודות משלוח, הצעות מחיר וכו. בשוק קימות תוכנות רבות ואמינות המסוגלות להציע שירות זה כגון קלטקס מבית אפקטימל, תוכנת רווחית , תוכנת פריוריטי ועוד.

בין היתרונות בהפקת חשבוניות באינטרנט או קבלות באינטרנט ניתן למנות:

יתרון הקריאות והייצוגיות	בחשבוניות באינטרנט המסמך מופק באופן אסטטי וקריא - אין בעיות של הבנת כתב היד.
יתרון הזמינות	ניתן לאחזר את המסמך בקלות לפי הצורך בתוכנה אינטרנטית מכל מחשב.
יתרון העלות	עלות הפקת מסמך בתוכנה אינטרנטית היא זולה יותר, בתוכנת קלטקס למשל המחיר הוא פחות מ20 שח לחודש או פחות מ250 שח בשנה, בעוד שהדפסת פנקסים תעלה בדרך כלל יותר.
יתרון איכות הסביבה	מדובר בפתרון ירוק יותר וידידותי לסביבה, פחות ניירת תופק בשיטה האינטרנטית.
יתרון קלות המשלוח	ניתן לשלוח חשבונית באינטרנט באמצעות המייל - הדבר מתאפשר על ידי הוספת חתימה דיגיטלית – בעוד שאסור לשלוח חשבונית ידנית במייל, הדבר נוגד את הנחיות מס הכנסה. החתימה הדיגיטלית קיימת בתוכנת קלטקס וכן בתוכנות מובילות נוספות.
יתרון הגמישות בעדכון פרטים	ניתן לשנות כתובת או לוגו בלחיצת כפתור בעוד שבחשבונית ידנית לאחר שהודפסה לא ניתן לשנות פרטים.
יתרון קלות ונכונות החישוב	חישוב המעמ בחשבונית באינטרנט הוא אוטומטי וחוסך טעויות חישוב ידניות.
יתרון קלות הניתוח ועיבוד המידע	בעוד שבפנקס ידני, כל חישוב והפקת מידע עיסקי דורשים זמן דפדוף רישום סיכום ומאמץ, בתוכנת חשבוניות וקבלות באינטרנט קלטקס, או בכל התוכנות המובילות, ניתן להפיק דוחות מגוונים רבים בלחיצת כפתור בלבד. כגון : דוח הכנסות לפי חודשים , דוח חייבים, דוח כרטסת חוב לקוח, דוח נכוי מס במקור- דוח כמות פריטים במלאי וכיוצב.
יתרון קלות המשלוח להנהלת חשבונות	ניתן לשלוח חומר למנהל החשבונות שלך בקליק אחד, במייל לחסוך מאמץ וכן לחסוך הדפסות ומשלוחן בדואר – הפונקציה קיימת במספר מצומצם של תוכנות - למשל ראה תוכנת קלטקס
יתרון ניהול המלאי וניהול ספר כניסת טובין	התוכנה מאפשרת גם ניהול מלאי באינטרנט. ניהול מלאי נדרש לעיתים רבות על ידי תקנות מס הכנסה וכן מאפשר לבעל העסק לעקוב אחר כמויות מלאי של פריטים אחריהן הוא מבקש לנהל מעקב לזהות כמויות מלאי או חוסרים. תוכנת קלטקס מאפשרת ניהול כזה ואף יצוא של דוחות לאקסל לניתוח עצמי.
יתרון הגמישות בשינוי סטטוס	במעבר בין עוסק מורשה לעוסק פטור לא צריך להדפיס מחדש את הפנקסים.
יתרון הגבוי	גבוי באינטרנט טוב יותר שכן הוא מבוצע גם בחברת התוכנה וגם על ידי המשתמש בעוד שקורה לא אחת שפנקסים הולכים לאיבוד או ניזוקים.
יתרון המגוון	התוכנה נותנת מגוון עצום של מסמכים כגון חשבון עיסקה, תעודת זכוי, חשבונית לחול, תעודות משלוח ,תעודת זכוי, הצעת מחיר ועוד מסמכים רבים אחרים...
יתרון התמיכה	ברוב התוכנות המובילות כגון קלטקס, רווחית או פריוריטי ניתן לקבל סיוע ותמיכה בעוד שבתי הדפוס לא נוהגים ואף לא יודעים לתת תמיכה.
יתרון ההמרה האוטומטית	התוכנות המובילות של חשבוניות וקבלות באינטרנט באינטרנט, יודעות להפוך באופן אוטומטי מסמך אחד למסמך אחר, למשל חשבון עסקה להמיר אוטומטית לחשבונית מס קבלה באינטרנט ,או תעודת משלוח באינטרנט להמיר לחשבוניות מס באינטרנט ולכן חוסכות רישום מחדש של המסמך ומיעלות את העבודה. בתוכנת קלטקס חשבנו על מיקסום היתרונות ולכן ההמרה ממסמך אחד למשנהו היא מגוונת ורבת אפשרויות.

בין החסרונות בהפקת חשבוניות באינטרנט או קבלות באינטרנט ניתן למנות:

חסרון למיקצועות מסוימים בשל העדר מחשב	ישנם עסקים שאין להם מחשב או חיבור לחשמל בעבודה- למשל אינסטלטור או שיפוצניק ולכן פתרון אינטרנטי אינו זמין להם. בשוק קיימות תוכנות יקרות שמחירן יקר יותר מהפקת פנקסים, אולם רוב התוכנות להפקת חשובניות באינטרנט זולות יותר.
חיסרון למי שאינו יודע לגלוש באינטרנט	על אף פשטות התוכנות האינטרנטיות להפקת חשובניות באינטרנט, בעלי עסקים מסוימים כגון אוכלוסיה מבוגרת יותר, מתקשים בעבודה מול מחשב ולכן יעדיפו את הפנקס המסורתי על פני חשבונות באינטרנט.

לסיכום נראה, שפתרון של חשבוניות באינטרנט חוסך בעלויות הרכישה והמשלוח, ירוק יותר, מאפשר שימוש במגוון רחב של מסמכים ודוחות עסקיים, מעוצב וייצוגי יותר, חוסך טעויות חשוב, בעל יכולות גבוי משופרות, זמין מכל מקום ומתאים יותר באופן משמעותי לרוב העסקים. אך במקרים של מקצועות מסוימים שבהן אין זמינות למחשב כגון אינסטלטור או שיפוצניק תועדף אפשרות פנקס החשבוניות הישנה.

לאור היתרונות שהוצגו בסקירה זו של הפקת מסמכים באינטרנט, על פני פנקסי חשבוניות המסורתיים, הולך ותופס נתח גדול יותר השימוש בחשבוניות באינטרנט ויורד השימוש בפנקסים ידניים, עד שאלו ייעלמו כמעט כליל מהשוק בשנים הקרובות. יותר ויותר עוסקים מורשים, עוסקים פטורים וחברות עוברים לשימוש בקבלות באינטרנט וחשבוניות באינטרנט. גם למוסדות ללא כוונת רווח, כגון מלכרים , חברות לתועלת הציבור (חלצ) אשר מחויבים מתוקף חוק להוציא בנפרד קבלות ובנפרד קבלות עבור תרומות, יש יתרון ניכר במעבר לשימוש בקבלות וחשבוניות אינטרנטיות ובלבד שהן תוכנות אשר תומכות בהפרדה של שני סוגי הקבלות האמורים (כגון קלטקס ואחרות). אנו בקלטקס בוחנים את היתרונות בשימוש במסמכים ממוחשבים באינטרנט ומנסים ללא הרף, לבצע שפורים אשר ימקסמו את היתרונות בהפקת מסמכים באינטרנט ואת קלות ונוחות העבודה.

לקבלת סיסמת משתמש לנסיון חינם ל60 יום של תוכנת קלטקס לחץ כאן

להרשמה מהירה לתוכנת קלטקס לחץ כאן