מאמרים

עד לא מזמן, כשחברה היתה מספקת שירות ומקבלת תשלום, היה עליה לכתוב חשבונית לאחר קבלת התשלום (או כדרישה לתשלום), ולשלוח אתה בדואר. אם זו היתה חלילה אובדת בדרך, היה על החברה להפיק עותק נאמן למקור ולשלוח את החשבונית שוב. התהליך היה מסורבל, ואורך ימים ואפילו שבועות. אפילו תהליך כתיבת החשבונית עצמה הצריך מישהו שמתמחה בעניין, ומעקב מיוחד אחר החשבוניות שיצאו ואלה שכבר שולמו.

בשנים האחרונות חלה התפתחות משמעותית בתחום הזה, עם תוכנות אמינות, ידידותיות וקלות לתפעול של חשבוניות דיגיטליות. היתרונות רבים וחסרונות - כמעט ואין. במאמר זה נדון ביתרונות החשבונית הדיגיטלית, ולמען האובייקטיביות, ננסה לחפש גם חסרונות. הכל על חשבוניות דיגיטליות - במאמר שלפניכם.

חשבונית דיגיטלית – או חשבונית ממוחשבת מה זה ומה זה יודע לעשות?

חשבונית מס היא מסמך ממוספר מטעם בית עסק, המודיע על קבלת תשלום. את החשבונית מגישים לרשויות המס וסיכום החשבוניות של העסק בתקופת מס (חודש או חודשיים) תייצג את גובה ההכנסה של העסק.

שני המשתנים החשובים בחשבונית הם פרטי העסק (לצרכי ניהול חשוב זיהוי חד ערכי של העסק על ידי מספר ע"מ או ח.פ, לצרכי הלקוחות בדרך כלל כדאי להוסיף כתובת ודרכי התקשרות), ומספר ייחודי בסדר רץ לכל חשבונית מופקת. את החשבוניות ניתן והיה נהוג בעבר להדפיס בבית דפוס. כיום, ניתן להפיק אותם ברגע בשירותים ממוחשבים המספקים חשבוניות דיגיטאליות לשליחה במייל.

חשבונית דיגיטלית - הפתרון הירוק!

לפני שנרחיב על היתרונות העסקיים הרבים של חשבונית דיגיטלית, חשוב לשים לב לעובדה שחשבונית דיגיטלית היא יותר ידידותית לסביבה. העובדה שהחשבונית קיימת במרחב מקוון, שהיא לא הודפסה, לא נשלחת בצירוף מעטפה ובול, וכדומה - חוסכת משאבים רבים.

האם חשבונית דיגיטלית היא פתרון יקר יותר?

השירות של הפקת חשבונית דיגיטלית ניתן בתשלום. אבל אם לוקחים בחשבון שהדפסת חשבוניות נייר עולה גם היא כסף, שלא לדבר על שליחת כל חשבונית במקרה הטוב רק פעם אחת, בצירוף מעטפה - אם אפשר ממותגת, ובול, ניתן להבין בקלות שחשבוניות דיגיטליות פשוט חוסכות לנו הוצאות, בכל חודש.

בכל מקום, בכל זמן

חשבוניות דיגיטליות אין צורך לשלוח במעטפה כבדה כל חודש למנהל החשבונות, ואין צורך לנהל מהשולחן שלכם במשרד. החשבוניות זמינות באינטרנט, בכל יום, מכל מחשב, וניתן לנהל אותן בקלות, להעביר אותן ללקוח, למנהל החשבונות ולכל דורש בלחיצת "שלח" פשוטה.

האם זה מספיק בטוח?

מבחינת אבטחת מידע, אין שום הבדל בין חשבונית נייר לחשבונית דיגיטאלית. שירות חשבוניות דיגיטליות הוא בטוח ונוח לשימוש, והמידע אינו מפוזר או נשלח באופן לא בטוח במרחבים המקוונים בהשוואה לשליחה של חשבוניות רגילות. בכל מקרה, מנהל החשבונות ממשיך לקבל מכם את רשימת החשבוניות של העסק.

האם יש עוד יתרונות לשירות חשבוניות דיגיטליות?

כן, יש עוד יתרונות. החשבונית באינטרנט מופקת באופן קריא וברור, ומכילה את כל השדות הנדרשים לפי הגדרתכם (וכמובן שגם את אלה הנדרשים על פי חוק).

לעיתים חלק מהשדות יעודכנו אוטומטית בחשבונית, למשל שדה המע"מ ושדה התאריך.

אם יש צורך לעדכן פרטים בחשבונית, למשל את שם המקבל או תאריך המשלוח, ניתן לעשות כן בלחיצת כפתור ואין צורך להחזיר את החשבונית, לשנות את הפרטים כולל חתימה וחותמת העסק גם על עותק המקור, גם על עותק הנהלת החשבונות וגם על העותק הנשמר במשרד, וכולי.

בחשבוניות דיגיטליות גם שינוי פרטי העסק אינו מחייב הדפסה חדשה של חשבוניות או שינויים ידניים מאולתרים, שינוי פרטי העסק, כתובת, וכדומה - ממש בלחיצת כפתור!

ובנוסף - חשוב לזכור שהחשבוניות שהופקו נשמרות בצורה מקוונת - קל לאתר חשבוניות עבר שנשלחו, להפיק דוחות ולזהות מה נמכר וכמה, וכדומה. לא מאבדים חשבוניות, לא צריך לדפדף בעשרות פנקסים ולחפש חשבונית שכוחה, לא צריך לנסות להבין מה כתבנו או מה היתה הכתובת למשלוח. הכל מקוטלג, מגובה, וזמין בכל עת בתוכנת החשבוניות.

מה החסרונות והמגבלות של שירות חשבונית אינטרנטית?

קשה למצוא חסרונות בשירות שמוסיף כל כך הרבה ביחס לניהול חשבוניות נייר, ועם זאת נאמר, כי ניהול חשבוניות דיגיטליות הוא פחות נוח עבור עסקים לא ממוחשבים, עסקים שעובדים עם מנהל חשבונות שאינו ממוחשב או עם לקוחות שמעדיפים לקבל חשבוניות נייר "ביד". במקרים כאלה מוטב לשקול החלפת החשבונית המודפסת בחשבונית אינטרנטית .

בראשון לאפריל 2012 אישרה הכנסת את תקון 42 לחוק מס ערך מוסף אשר נתן הטבה משמעותית לעסקים רבים מבחינת שיפור יכולת תזרים המזומנים. התיקון המשמעותי הוא בסעיף 47 לחוק מס ערך מוסף בו נקבע הקונה לא ידרוש חשבונית מס קודם לתשלום התמורה או חלקה

החל מתאריך זה חייב כל משלם במדינת ישראל לכבד חשבון עיסקה. יתרונו הגדול של חשבון עיסקה, הוא יכולת העסק המפיק חשבון עיסקה לא לשלם מס ערך מוסף ומיקדמות מס הכנסה עד לקבלת כספי התמורה בפועל. זאת בניגוד להפקת חשבונית מס, אשר הוצאתה יוצרת מיידית חבות בתשלום מס ערך מוסף בחמש עשרה לחודש הבא וזאת גם אם לא קיבל בעל העסק את התמורה הכספית.

מצב ערב התיקון ולאחריו

ערב התיקון נהגו גופים רבים במשק ובעיקר חברות גדולות וחברות ממשלתיות להתעלם מחשבון עיסקה ולדרוש מבעל העסק חשבונית מס כתנאי לתשלום. התשלום ניתן לבעל העסק בשיטת שוטף 30 שוטף 60 וכיוצ"ב. דרישה זו לחשבוניות מס' יצרה לחלק גדול מבעלי העסקים הקטנים והבינוניים נטל תזרימי שכן נדרשו לשלם מס ערך מוסף ומיקדמות מס זמן רב לפני קבלת ההכנסה בפועל. החל מאפריל 2012 חייב המשלם לקבל חשבון עיסקה, סרובו לקבל חשבון עיסקה מהווה עבירה פלילית.

מי רשאי להוציא חשבון עיסקה

להוציא חשבון עיסקה רשאים נותן שרותים כגון יועצים וכן בעלי מקצועות חופשיים כגון רופאים עורכי דין מעצבים כלכלנים וכיוצ"ב. לגבי נותני שרותים המנויים בתוספת י"א לתקנות מס הכנסה ניהול ספרים נקבע כי נותן שרותים רשאי להוציא חשבון עיסקה אם מחזור עסקיו השנתי נמוך מ15 מיליון ש"ח.

לא רשאים להוציא חשבונות עיסקה ספקי סחורה כגון קמעונאים וסיטונאים, אולם לגבי יצרנים נקבעה הקלה על אף שהם גם ספקי סחורה. ההקלה קבעה שיצרנים שמחזורם נמוך מ1.95 מיליון שח לשנה ובעיסקם לא יותר מ6 מועסקים יהיו רשאים גם הם להוציא חשבון עיסקה.

מה הטכניקה להפקת חשבון עיסקה

ניתן להכנס בתוכנת קלטקס ל - צור מסמכים > הפק חשבון עיסקה ולהפיק אינטרנטית את חשבון העיסקה ולשלוח ללקוח בקלות רבה. את חשבון העיסקה מומלץ לא להעביר להנהלת החשבונות, זאת כדי שמנהל החשבונות לא יטעה וישלם עליה את המע"מ.

למי כדאי להוציא חשבון עיסקה

לכל עוסק מורשה, אשר מעוניין בשיפור תזרים המזומנים שלו כדאי להוציא חשבון עיסקה אם לא קיבל את התקבול הכספי.

לעוסק פטור במרבית המקרים הדבר מיותר . קיימים גם עוסקים מורשים אשר יעדיפו לא להוציא חשבון עיסקה. בדרך כלל מדובר בעוסקים מורשים, אשר תזרים המזומנים שלהם הוא טוב ואינם רוצים להתעסק בהפקה כפולה של מסמכים כלומר גם חשבון עיסקה וגם הפקה לאחריו של חשבונית מס או אינם רוצים לבצע שינוי או זעזוע בנוהלים הקיימים עם הלקוח.

הפקה אוטמטית של חשבונית מס קבלה בתוכנת קלטקס

לשם הנוחות וחיסכון בזמן הקלדה תוכנת קלטקס להפקת קבלות וחשבוניות באינטרנט , שניכתבה על ידינו, תומכת בהפקה אוטומטית של חשבונית מס קבלה מחשבון עיסקה שהופק בעבר. ראה בתפריט התוכנה דוחות > מסמכים> חשבון עיסקה. לפרטי תוכנת החשבוניות והקבלות ראה אתר קלטקס .

בין החסרונות בהפקת חשבוניות באינטרנט או קבלות באינטרנט ניתן למנות: